HelloFresh

Politik for etisk handel

1. Indledning

HelloFresh er forpligtet til at sikre velfærd og rettigheder for arbejdstagere, der er involveret i forsyningskæden af solgte produkter. HelloFresh anser de tre følgende fokusområder for etisk handel: leverandører, aktiviteterne i HelloFresh og serviceudbydere (såsom agenturer). Leverandører inkluderer dem, HelloFresh arbejder direkte sammen med og dem, der indirekte befinder sig i forsyningskæden. Politikken definerer, hvordan HelloFresh forventer, at arbejdstagerne skal behandles og respekterer menneskerettighederne, som beskrevet i følgende internationale standarder FN's internationale Verdenserklæring om Menneskerettigheder og ILOs kernekonventioner om arbejdstagerrettigheder.

Politikken definerer tydeligt den arbejdspraksis, som HelloFresh anser for uacceptabel, både i selve virksomheden og i forsyningskæderne.

HelloFresh opretholder 8 etiske handelsstandarder, der omfatter forbudte former for handelspraksis og minimumsbestemmelser for arbejdsgivere.

**Forbudte former for handelspraksis**

1. Tvangsarbejde eller slavearbejde
2. Børnearbejde
3. Diskriminering
4. Chikane, hård eller umenneskelig behandling
5. For lange arbejdstider


**Arbejdsgiverne skal sikre, at**

6. Der er respekt for arbejdstagernes rettigheder
7. Arbejdspladsen er sikker og hygiejnisk
8. Lønnen bliver udbetalt til tiden

2. Omfang

Denne politik gælder for alle HelloFreshs geografiske områder, forretningsaktiviteter, leverandører (direkte og indirekte), serviceudbydere og underleverandører. Alle HelloFresh, Chefs Plate, EveryPlate, Green Chef og private mærkevarer er medtaget. Alle arbejdstagere er omfattet, herunder, men ikke begrænset til, direkte medarbejdere, agentur eller tredjepartsleverandør, studerende, frivillige og migranter. Hvis udtrykket ”leverandør” bruges inden for kravene i politikken, gælder dette også for serviceudbydere.

**Politikken omfatter:**

**A - Overholdelse af lovgivningen **

**B - Etiske handelsstandarder**
- Ingen tvangs- eller slavearbejde
- Børnearbejde må ikke forekomme
- Forskelsbehandling tolereres ikke
- Arbejdstagere må ikke udsættes for chikane, hård eller umenneskelig behandling
- Arbejdstiden må ikke være for lang
- Arbejdstagernes rettigheder
- Arbejdspladsen skal være sikker og hygiejnisk
- Lønnen skal betales til tiden

**Overtrædelsesprocedurer**
- Leverandørkommunikation og HelloFresh rapporterer forventninger
- HelloFresh aflægger besøg og gennemfører revisioner
- Planer for korrigerende tiltag
- Opsigelse af leverandør- eller medarbejderforhold

3. Krav

Alle parter, der er omfattet af anvendelsesområdet, skal overholde denne politik for at blive tilknyttet HelloFresh. Alle direkte leverandører til HelloFresh skal læse og acceptere kravene. Direkte leverandører til HelloFresh skal sikre, at enhver indirekte leverandør til HelloFresh, som benyttes i deres forsyningskæde, også overholder denne politik nøje.

Som et forudsætningskrav skal alle medarbejdere i HelloFresh følge HelloFreshs Code of Conduct (adfærdskodeks), som beskriver centrale forventninger til alle medarbejdere, mens de er ansat og repræsenterer virksomheden.

**A – Overholdelse af lovgivningen**
Alle relevante nationale, regionale og andre gældende bestemmelser eller lovgivninger skal overholdes nøje. Leverandører skal holde sig ajour med enhver ændring af lovgivning eller regler, der gælder. HelloFresh kan anmode om dokumentation for overholdelse af gældende lovgivning eller bestemmelser til enhver tid.

**B - Etiske handelsstandarder**
De standarder, der er beskrevet nedenfor, er dem, der minimalt kræves for at sikre etisk handel og respekt for menneskerettighederne. Enhver overskridelse af minimumsstandarden hilses velkommen og opmuntres af HelloFresh.

**Ingen tvangs- eller slavearbejde**
- Alle former for tvangsarbejde eller slavearbejde, herunder ufrivilligt arbejde i fængsler, er ikke tilladt. Intet moderne slaveri eller menneskehandel er tilladt i forsyningskæden. Arbejde skal udføres frivilligt.
- Enhver arbejdstager har fri bevægelighed og kan til enhver tid forlade arbejdsmarkedet uden straf, med eller uden grund og varsel, medmindre der foreligger en skriftlig ansættelseskontrakt, der siger noget andet.
- Arbejdsgivere må på intet tidspunkt tilbageholde original identitetsdokumentation.
Dokumenterne omfatter, men er ikke begrænset til, pas, visa, identifikationskort, udvandringsdokumenter og statsborgerskabspapirer. Dokumenterne opbevares kun af arbejdsgiveren, således at de relevante juridiske forpligtelser kan opfyldes, og kun med arbejdstagerens tilladelse. Hvis dokumenterne opbevares efter tilladelse, skal de straks være tilgængelige for arbejdstagerne efter anmodning. Al dokumentation skal straks returneres til arbejdstageren, når de relevante juridiske forpligtelser er afsluttet.
- Ingen arbejdstager må betale for et job.
- Ingen arbejdstager må mundtligt eller fysisk tvinges til at arbejde.

**Børnearbejde må ikke forekomme**
- Brug af børnearbejde, som defineret i ILO konventions 138 er strengt forbudt.
- Unge arbejdstagere må ikke ansættes til natarbejde eller arbejde i farlige miljøer. Unge arbejdstagere er defineret som under 18 år, men over den minimumsalder for arbejde, der er skitseret i ILO-konvention 138.
- Unge arbejdstagere må ikke arbejde i den obligatoriske skoletid.


**Forskelsbehandling tolereres ikke**
HelloFreshs Code of Conduct forbyder klart alle former for forskelsbehandling på arbejdspladsen. Alle parter, der er omfattet af denne politik, skal forbyde forskelsbehandling, som beskrevet nedenfor.
- Ansøgere og arbejdstagere i følgende processer er inkluderet: ansættelse, aflønning, uddannelse, forfremmelse, opsigelse, pensionering og/eller anden ansættelsespraksis.
- Alle beslutninger i ovennævnte processer skal tages på grundlag af kompetencerne til at udføre et job snarere end på grundlag af: race, national oprindelse, hudfarve, kaste, social oprindelse eller position, køn, kønsudtryk, seksuel orientering, religion, alder, handicap, politisk overbevisning, ægteskabelig status eller andre karakteristika, der er beskyttet af gældende lovgivning.


**Arbejdstagere må ikke udsættes for chikane, hård eller umenneskelig behandling**
HelloFresh tolererer ikke chikane inden for eller uden for arbejdspladsen, dette er klart defineret i HelloFreshs Code of Conduct. Chikane omfatter mobning, intimidering, direkte fornærmelser, ondsindet sladder og personforfølgelse. Brug eller trussel om fysisk, seksuelt eller verbalt misbrug er strengt forbudt. Alle parter, der er omfattet af denne politik, skal også forbyde chikane.


**Arbejdstiden må ikke være for lang**
- Antallet af arbejdstimer skal være i overensstemmelse med lokal og national lovgivning
- Arbejdstagerne skal have passende hvilepauser som defineret i lokal og national lovgivning


**Arbejdstagernes rettigheder**
- Arbejdstagerne har ret til at melde sig ind i en fagforening efter eget valg.
- Der må ikke finde nogen forskelsbehandling sted af en arbejdstager, fordi de bruger deres ret til at melde sig ind i en fagforening efter eget valg.


**Arbejdspladsen skal være sikker og hygiejnisk**
- Arbejdstagerne skal have regelmæssig uddannelse i sundhed og sikkerhed i overensstemmelse med gældende lovgivning.
- Arbejdsgiverne skal træffe passende foranstaltninger for at forebygge personskader og ulykker, der opstår på arbejdspladsen, ved at identificere og minimere årsagerne til farerne.
- En seniorleder skal udpeges som ansvarlig for sundhed og sikkerhed.
- Der skal være adgang til basale faciliteter til støtte for arbejdstagernes sundhed og sikkerhed, såsom hygiejniske toiletter og drikkevand. Adgang til vand er en grundlæggende menneskeret, der skal respekteres.
- Enhver indkvartering eller transport, der leveres af arbejdsgiveren, skal opfylde lovbestemte minimumskrav til sikkerhed, hygiejne og beboelighed.
- Hvis sundheds- og sikkerhedsrisici øges på grund af usædvanlige omstændigheder (f.eks. pandemier), skal arbejdsgiverne overholde passende sundhedsstandarder, anbefalinger og regler for at sørge for sikre arbejdsforhold for arbejdstagerne.
- Fri nødudgang skal til enhver tid opretholdes uden blokering af nogen art af nogen grund, undtagen når dette er midlertidigt af sikkerhedsmæssige årsager.


**Lønnen skal betales til tiden**
- Lønnen skal mindst opfylde de lovbestemte minimumskrav, når arbejdet udføres.
- Arbejdstageren skal have en klar, skriftlig bekræftelse af sin løn og intervallet mellem lønudbetalingerne i det omfang, det er påkrævet i henhold til gældende lovgivning.
- Arbejdsgiverne er ansvarlige for at betale arbejdstagere til tiden og fuldt ud som krævet i gældende lovgivning.
- Lønnen skal betales i lovligt betalingsmiddel eller et tilsvarende omsætteligt instrument direkte til arbejdstageren.
- Lønfradrag må ikke anvendes som en disciplinær foranstaltning.
- Der må ikke være fradrag i lønnen uden klar skriftlig tilladelse fra arbejdstageren undtagen i tilfælde, hvor der er gældende lovgivning, der tillader fradrag uden forudgående samtykke.
- Arbejdsgiverne skal sikre, at alle arbejdstagere har lov til at arbejde i det pågældende land.

4. Overtrædelsesprocedurer

**Leverandørkommunikation og HelloFresh rapporterer forventninger**
HelloFresh skal straks underrettes af direkte leverandører om enhver overtrædelse eller mistanke om overtrædelse af denne politik enten i deres forsyningskæde eller egen virksomhed. HelloFresh skal også straks underrettes om eventuelle tredjepartspåstande eller håndhævelsesforanstaltninger, der involverer praksis, der ville gøre, at leverandøren overtræder denne politik. Der er en intern indberetningsprocedure, der gør det muligt for medarbejdere i HelloFresh at indberette bekymringer om overtrædelser af denne politik.

**HelloFresh aflægger besøg og gennemfører revisioner**
Medmindre andet er aftalt skriftligt, forbeholder HelloFresh sig ret til at aflægge uanmeldte besøg eller foretage revisioner hos direkte leverandører og faciliteter, hvor et varemærke, der ejes af HelloFresh, anvendes. Uanmeldte besøg eller revisioner kan gennemføres, hvis der er grund til at formode en alvorlig overtrædelse af denne politik, hvor leverandøren er forpligtet til at give fuld adgang. Der forventes fuldt samarbejde, som omfatter svar på rimelige anmodninger. HelloFresh kan også gennemføre anmeldte besøg eller revisioner for at kontrollere overholdelse af denne politik. Anmeldte besøg eller revisioner vil blive gennemført på et tidspunkt, der er aftalt på forhånd, og kan omfatte alle parter inden for rammerne af denne politik. HelloFresh teams inden for fødevaresikkerhed & kvalitetssikring er ansvarlige for gennemførte revisioner eller besøg. Alle revisioner eller besøg kan omfatte alle områder, der er relevante for at verificere overholdelse af HelloFreshs etiske handelsstandarder på tværs af produktionsfaciliteter, landbrug, medarbejderindkvartering, kontorer, distributionscentre og lagerfaciliteter. Der kan være behov for uafhængige tredjepartsrevisioner, revisionens omfang skal omfatte de standarder, der er beskrevet i politikken. Leverandøren og HelloFresh skal aftale den valgte tredjepartsrevisionsstandard, omfanget og metoden. Hvis HelloFresh finder en tredjepartsrevision nødvendig, kan leverandører påvise overholdelse ved at give HelloFresh adgang til eksisterende tredjepartsrevisionsrapport. HelloFresh vil afgøre, om revisionen kan accepteres med udgangspunkt i den anvendte revisionsstandard, omfang, metode og den dato, hvor revision blev gennemført, og eventuel manglende overensstemmelse blev identificeret. Leverandøren skal gennemføre korrigerende foranstaltninger inden for den aftalte tidshorisont for alle ikke-overensstemmelser, der er identificeret i både tredjepartsrevisioner, og dem, der udføres af HelloFresh.

**Planer for korrigerende tiltag**
HelloFresh vil samarbejde med leverandører inden for det politiske anvendelsesområde for at nå til enighed om en plan for afhjælpende foranstaltninger, hvor fuld overholdelse af de etiske handelsstandarder ikke kan opnås i første omgang. Planerne for korrigerende foranstaltninger skal indeholde klare tidsfrister, ansvarsområder og specifikke foranstaltninger for at opnå overholdelse. HelloFresh-leverandøren er fuldt ansvarlig for at levere den aftalte plan for afhjælpende foranstaltninger inden for den angivne tidshorisont. Manglende enighed eller manglende levering af en korrigerende handlingsplan om en acceptabel standard vil resultere i, at der ikke tildeles yderligere forretning, før HelloFresh er overbevist om, at der er fuld forpligtelse til processen med korrigerende foranstaltninger.

**Opsigelse af leverandør- eller medarbejderforhold**
HelloFresh er forpligtet til overholdelse af opsigelsespraksis, både fra et perspektiv om forretningskontrakt og ansættelsesforhold. HelloFresh kræver, at alle leverandører udfører juridisk overensstemmende opsigelseshandlinger med medarbejdere. Enhver leverandør, der mistænkes eller viser sig at overtræde politikken, vil blive undersøgt af HelloFresh. Overtrædelse af politikken kan resultere i ophør af kontrakten, hvis overtrædelsen anses for alvorlig nok. Alle øvrige mindre uoverensstemmelser skal følge proceduren for afhjælpende foranstaltninger.

5. Bilag

**Referencer**
- HelloFresh Code of Conduct
- FN's internationale Verdenserklæring om Menneskerettigheder
- ILO-erklæringen om de grundlæggende rettigheder og principper på arbejdspladsen

6. Godkendelse af politik

Team: Fødevaresikkerhed & kvalitetssikring
Godkendt af: Adam Best
Stilling: International Director Food Safety & Quality Assurance
Dato: Nov 2020

Team: International forsyningskæde, Produkter & bæredygtighed
Godkendt af: Tilman Eichstädt
Stilling: SVP Supply, Product & Sustainability
Dato: Nov 2020

Team: International produktion
Godkendt af: Alexander Bayerlein
Stilling: VP Production International
Dato: Nov 2020

Team: Investorrelationer
Godkendt af: Jan Lukas Schunkert
Stilling: Investor Relations & Corporate Finance Manager
Dato: Nov 2020

Team: Jura
Godkendt af: Patrizio Caruso
Stilling: Director & Head of Commercial (Legal)
Dato: Nov 2020

Team: Virksomhedskommunikation
Godkendt af: Saskia Leisewitz
Stilling: Corporate Communications Manager
Dato: Nov 2020

Team: HR
Godkendt af: Johannes WillBerg
Stilling: Vice President People
Dato: Nov 2020

Team: Brand
Godkendt af: Katharina Buttenberg
Stilling: SVP Global Brand
Dato: Nov 2020

Amerikansk team: Fødevaresikkerhed & kvalitetssikring
Godkendt af: Neil Ylann
Stilling: VP Food Safety & Quality Assurance
Dato: Nov 2020

Amerikansk team: Indkøb & bæredygtighed
Godkendt af: Ana Garcia
Stilling: VP Operations
Dato: Nov 2020

Amerikansk team: Jura
Godkendt af: Colin Bennett
Stilling: General Counsel
Dato: Nov 2020

Amerikansk team: HR
Godkendt af: Mark Eberly
Stilling: SVP People
Dato: Nov 2020